Bewährte Möglichkeiten zur Steigerung Ihrer Energie und Produktivität: Leadership Essentials (Teil 7)

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24-Jan

Viele Führungskräfte, mit denen wir sprechen, fühlen sich überfordert, gestresst und frustriert von ihrer Arbeitsbelastung und dem ständigen Wandel. Sie nehmen zu viel auf, arbeiten zu hart und fühlen sich am Ende ausgebrannt. Die Auswirkungen beeinträchtigen nicht nur das physische und psychische Wohlbefinden, sondern beeinträchtigen auch das effektive Funktionieren ihrer Organisation und Familie. Jüngste Forschungsergebnisse haben beispielsweise ergeben, dass ein unregelmäßiges und störendes Verhalten bei der Arbeit durch Schlafentzug verursacht werden kann. Es gibt auch eine wachsende Anzahl von Familienzusammenbrüchen, die durch Überlastung und Abwesenheit von zu Hause verursacht werden. Was können Führungskräfte also tun, um sich nicht überfordert zu fühlen und sich selbst und ihre Energie effektiver zu verwalten?

1. Vermeiden Sie die Busy Trap

Jeden Tag hören wir Leute, die uns sagen, wie beschäftigt sie sind: „Manisch“, „verrückt beschäftigt“ und „zu beschäftigt, um sich zu treffen“ sind häufige Antworten, wenn Sie die Leute fragen, wie es ihnen geht. Die moderne Gesellschaft untermauert die fehlerhafte Annahme, dass man erfolgreich ist und viel erreicht, wenn man beschäftigt ist. Diese Annahme trifft jedoch häufig nicht zu und deutet auf ein wachsendes Problem hin. Wir verbinden Wachzeit und Geschäftigkeit mit Leistung und nehmen infolgedessen zu viel auf. Dies wird durch den Druck von Multitasking und das als immer online und verbunden empfundene Bedürfnis getrieben, aber auch durch unsere Befürchtungen, als müßig und nicht wesentlich angesehen zu werden, insbesondere in einem Arbeitsmarkt, der durch ständige Umstrukturierungen und Stellenkürzungen gekennzeichnet ist.
Wie Tim Kreider in einem Artikel aus der New Yorker Zeit 2012 ausführte, ist diese Geschäftigkeit und die damit verbundene Erschöpfung „… kein notwendiger und unvermeidlicher Lebenszustand; es ist etwas, für das wir uns entschieden haben, wenn auch nur aufgrund unserer Zustimmung. “

Die Führungskräfte sollten sich daher Zeit nehmen, um zu überprüfen, wie viel Zeit sie damit verbringen, zu bewerten, wie viel von ihrer Geschäftigkeit tatsächlich zu positiven Ergebnissen bei der Arbeit und zu ihrem Wohlbefinden und Glück außerhalb der Arbeit beiträgt. Durch die Identifizierung von Zeitdiebstahlern und geringwertigen Aktivitäten können Führungskräfte mehr Zeit für hochwertige Aufgaben freisetzen und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sicherstellen. Sie können sich beispielsweise fragen, ob das tägliche Online-Verweilen von zwei Stunden auf Facebook oder bei Linked dazu beiträgt, dass Sie sich beschäftigt und geschätzt fühlen oder Ihren Karriere- und Lebenszielen wirklich näher kommen.

2. Verwalten Sie Ihre Energie sowie Ihre Zeit

Mit dem zunehmenden Tempo und der zunehmenden Komplexität der Arbeit benötigt jede Führungskraft einige Ausfallzeiten, um produktiv zu bleiben. Eine wachsende Zahl von Fällen von Burnout bei Führungskräften in der Öffentlichkeit hat die Sinnlosigkeit einer Einstellung zum Arbeiten bis zum Umfallen unterstrichen. Wie Profisportler müssen Führungskräfte besser in der Lage sein, Pausen einzulegen und zu planen, um neue Energie zu tanken und sich zu erholen, insbesondere nach sehr stressigen Zeiten bei der Arbeit. Diejenigen mit einem übermäßig ausgeprägten Verantwortungsbewusstsein oder einer übermäßigen Widerstandskraft könnten mit diesem Prinzip zu kämpfen haben, da sie davon ausgehen, dass sie für immer ohne Pause weitermachen und immer größere Arbeitslasten und Herausforderungen annehmen können. Wir sind jedoch alle Menschen und brauchen Ruhezeiten zum Auftanken. Als Faustregel gilt: Je mehr Energie wir bei der Arbeit verbrauchen, desto länger brauchen wir Ruhe- und Erholungszeiten. Scheuen Sie sich daher nicht, Ihren vollen Urlaubsanspruch in Anspruch zu nehmen und andere Erholungsmöglichkeiten wie den Schutz Ihrer Mittagspause, die Meditation, zügige Spaziergänge während des Tages, das Trennen der Verbindung nach Hause usw. zu nutzen. Erstellen Sie klare Grenzen für Ihren Arbeitstag Wochen- und Freizeitarbeit tragen dazu bei, ein hohes Maß an Energie zu bewahren. Zum Beispiel haben einige Führungskräfte, die ich kenne, beschlossen, ihre Wochenenden auf Familienzeit und persönliche Hobbys zu beschränken, während andere die Arbeit pünktlich (oder sogar früh) an einigen Tagen in der Woche verlassen, um Zeit mit ihrer Familie zu verbringen.

In einer schnelllebigen, wettbewerbsintensiven und zunehmend globalen Welt kommen viele Führungskräfte mit sehr wenig Schlaf aus. Um Ihre Energie effektiv zu verwalten, müssen Sie jedoch mindestens 7 bis 8 Stunden pro Nacht schlafen. Jüngste Untersuchungen haben gezeigt, dass Führungskräfte mit Schlafmangel weniger produktiv sind als solche, die ausreichend schlafen, argumentativer sind und weniger in der Lage sind, komplexe Probleme zu lösen. Schlafentzug ist auch mit einem erhöhten Maß an Krankheit und Unfällen sowohl am Arbeitsplatz als auch außerhalb des Arbeitsplatzes verbunden. Daher sollten diejenigen, die in Umgebungen mit hohem Risiko arbeiten, wie z. B. in der Schwerindustrie, bei Öl und Gas oder im Baugewerbe, besonders auf die Gefahren von Erschöpfung und Ermüdung achten.

Schließlich sollten sich die Führungskräfte Zeit nehmen, um Maßnahmen und Aufgaben zu erkennen, die nicht nur ihre eigene Energie, sondern auch die ihrer Teammitglieder erschöpfen und aufladen. Durch die regelmäßige Befragung des Teams nach Energieentleerern und -verstärkern und durch Maßnahmen zur Verbesserung des Energiemanagements können Führungskräfte ein energiegeladeneres und produktiveres Umfeld schaffen.

3. Planen, tun, überprüfen

Um die Kontrolle über Ihre produktive Zeit zu behalten, müssen Sie Zeit für die Planung und Überprüfung aufwenden. Wir empfehlen einen einfachen 3-Schritt-Ansatz:
Planen Sie Ihre geplanten Aktivitäten, indem Sie im Voraus eine Liste priorisierter Aktionen für den nächsten Tag (und / oder die nächste Woche) erstellen. Wenn Sie bestimmte Ziele und Aufgaben haben, bleiben Sie konzentriert und motiviert, insbesondere wenn der Arbeitsdruck steigt. Ich tendiere dazu, dies als ein Ritual vor dem Zubettgehen zu tun, da ich keine von Natur aus effiziente Person bin und es nicht passieren würde, wenn ich es dem Morgen überlassen würde. Bauen Sie eine gewisse Pufferzeit ein, um mit den unvermeidlichen dringenden Problemen umzugehen, die in den meisten Wochen auftreten, und sorgen Sie für eine ablenkungsfreie Zeit für komplexe und zeitaufwändige Aufgaben.

Tun Sie, was Sie auf Ihrer Liste geplant haben, und stellen Sie sicher, dass Sie den obersten Elementen Ihrer Liste Priorität einräumen, um als Erstes morgens zu tun, wenn Sie noch frisch sind und ein höheres Energieniveau haben. Versuchen Sie, Multitasking einzudämmen, da die jüngsten Forschungsergebnisse zeigen, dass unser Gehirn nicht in der Lage ist, simultane Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Aufgabe oder ein Problem.

Überprüfen Sie jeden Abend, was Sie während des Tages erreicht haben, einschließlich des größten Erfolgs, den Sie hatten, sowie aller Elemente, die auf den nächsten Tag übertragen werden müssen. Das Überprüfen Ihrer Erfolge und Erfolge vom Tag an wird Ihre Energie treiben und Sie während der Woche motivieren.

4. Behalten Sie den Posteingang unter Kontrolle

Posteingänge sind ein bisschen wie Kugelfische - sie wachsen mit alarmierender Geschwindigkeit und werden so stachelig und unhandlich, dass sie uns überwältigen und für unser Energieniveau giftig werden.
Wir schlagen einen einfachen dreistufigen Prozess vor, der auf der hervorragenden Anleitung des Bestsellerautors und Produktivitäts-Gurus David Allen basiert:

Wirf es weg: Heutzutage besteht ein erheblicher Anteil des E-Mail-Verkehrs aus Müll oder irrelevanter Korrespondenz. Ich empfehle, diese Objekte zu löschen, sobald Sie sie gescannt haben.
Tu es: E-Mails, die nicht überflüssig oder irrelevant sind, sollten sofort bearbeitet oder in einem „To Do“ -Ordner abgelegt werden. Es gibt eine Vielzahl von Online-Produktivitätstools und mobilen Apps, mit denen Sie diese wichtigen E-Mails erkennen und sortieren können, einschließlich des Herausfilterns von Junk-Mails und der Farbcodierung von E-Mails wichtiger Stakeholder wie Kunden oder Ihres Managers.
Delegiere es: Viele E-Mails können an Teammitglieder (oder andere Mitarbeiter) delegiert werden, die aufgrund ihrer natürlichen Stärken oder ihres Wunsches nach Wachstum und Fortschritt besser in der Lage sind, mit diesen umzugehen. Fordern Sie sich heraus, so viel wie möglich zu delegieren, um Ihr Team zu erweitern und zu vermeiden, dass Sie von der Arbeit überfordert werden, die sie erledigen könnten.

5. Zerlegen Sie komplexe Aufgaben

Komplexe und mehrdeutige Aufgaben sind besonders herausfordernd. Um zu vermeiden, dass sie Sie überfordern, schlage ich vor, sie in kleinere, handlichere Ziele und Teile zu unterteilen. Legen Sie fest, was Sie innerhalb von einer Woche, zwei Wochen usw. erreichen möchten und wer in Bereichen helfen kann, in denen wir nicht über natürliche Stärken und Energie verfügen. Dies steigert Ihre Motivation und ermöglicht es Ihnen, das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Wenn Sie dazu Inspiration benötigen, schauen Sie sich den inspirierenden Kletterfilm Touching the Void an, eine wahre Geschichte in den Anden über einen Kletterer, Joe Simpson, der in eine tiefe Spalte fällt, nachdem sein Klettergefährte gezwungen ist, die zu schneiden Kletterseil, um sich zu retten. Trotz aller Widrigkeiten gelingt es Simpson, mit einem gebrochenen Bein aus der Gletscherspalte zu klettern und (durch Kriechen und Hüpfen) über einen Gletscher zurück zum Camp zu gelangen. Diese acht Kilometer lange Reise dauert drei Tage, ohne Futter und mit sehr wenig Wasser. Sieh es dir an und du wirst nie wieder denken, dass komplexe Aufgaben nicht mehr zu bewältigen sind!

6. Bitten Sie andere um Hilfe

„Zusammenarbeit“ wird in Organisationen überall zum neuesten Modewort, doch in unserer zunehmend selbstsüchtigen und multitaskingorientierten Gesellschaft befolgen Führungskräfte oft kein grundlegendes Prinzip der Zusammenarbeit, sondern rufen andere um Hilfe. Dies ist besonders ironisch, wenn es eine Vielzahl von Online-Plattformen und -Lösungen gibt, die Möglichkeiten zur Unterstützung durch eine Vielzahl von Menschen und Gemeinschaften eröffnen sollen. Führungskräfte müssen alle einschränkenden Annahmen in Frage stellen, die sie in Bezug auf die Vorteile der Eigenständigkeit haben, und lernen, andere um Hilfe und Unterstützung zu bitten, insbesondere in Bereichen, in denen die Arbeit komplex und möglicherweise überwältigend ist. Ein naheliegender Ausgangspunkt ist, dass Führungskräfte ihr unmittelbares Netzwerk aus Mitarbeitern, Freunden und Familien besser ausbauen und nutzen können. Führungskräfte sollten jedoch auch ihre Netzwerke (einschließlich virtueller Communities wie Linked In) zielgerichtet und proaktiv aufbauen. Dies beinhaltet mehr als nur das Hinzufügen von Kontakten und das Unterstützen von Personen, um diejenigen zu erreichen, die Hilfe und Unterstützung in Bereichen mit Kenntnissen und Erfahrungen bieten, in denen Sie weniger stark sind.

7. Zögern Sie nicht

Das Aufschieben von Aufgaben, die wir nicht gerne erledigen oder die wir als sehr komplex betrachten, ist eine schlechte Angewohnheit, die viele Führungskräfte im Laufe der Zeit entwickeln. Diese unbewusste Vermeidungstechnik bietet kurzfristige Erleichterung, aber die Verantwortlichen stellen schnell fest, dass sie sich nur selbst täuschen, wenn sie auf Arbeit stoßen, die ihre Energie erschöpft und sie noch ängstlicher und überforderter macht. Um einen Aufschub zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen:

i. Erstellen Sie eine Aufgabenliste, um sicherzustellen, dass Sie die komplexen Aufgaben, die Sie nicht mögen, als Erstes erledigen. Idealerweise morgens, wenn wir uns am wachsten und konzentriertesten fühlen.
ii. Teilen Sie die Aufgaben, die Sie nicht mögen, in kleinere tägliche Abschnitte (z. B. 15-minütige Sprints) auf, um sie leichter handhaben zu können.
iii. Überlassen Sie es anderen, wenn Sie die Aufgabe erledigen, und bitten Sie sie, Sie zur Verantwortung zu ziehen, damit die Arbeit pünktlich geliefert wird.
iv. Vermeiden Sie unnötige Ablenkungen und Unterbrechungen, indem Sie die Tageszeit blockieren, um Aufgaben zu erledigen, die gezielte Aufmerksamkeit erfordern.
v. Hören Sie auf, nach einer perfekten Lösung zu suchen. Perfektionismus ist eine der Hauptursachen für Aufschub.
vi. Rufen Sie jemanden an, der Ihnen helfen kann, besonders wenn die Aufgabe etwas beinhaltet, von dem Sie von Natur aus nicht begeistert sind.
vii. Aktualisieren Sie die Arbeit, um sie mit Zielen zu verknüpfen, die für Sie sinnvoll und attraktiv sind. Wenn Sie beispielsweise eine Präsentation vorbereiten, die Sie vorbereiten müssen, überlegen Sie, wie Sie auf diese Weise mehr Unterstützung im Geschäft für ein unterhaltsames Projekt erhalten, für das Sie mehr Geld benötigen.
viii Überlegen Sie, wie Sie sich fühlen, wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben. Untersuchungen haben gezeigt, dass das Erreichen eines Ziels Hormone im Gehirn freisetzt, die Ihnen Freude bereiten. Vielleicht möchten Sie sich auch eine kleine Belohnung (z. B. Lieblingssnack, Kleidungsstücke, neues Gerät usw.) für besonders schwierige Aufgaben geben, um das Erfolgserlebnis und das Verhalten zu stärken, das Ihnen zum Erfolg verholfen hat.

8. Vorbildliches produktives und verantwortungsbewusstes Verhalten

Führungskräfte sind nicht nur für das Management ihrer eigenen Zeit, Energie und Produktivität verantwortlich, sondern auch für das Management der Zeit, Energie und Produktivität ihrer Teammitglieder. Sie sollten sich daher des Beispiels bewusst sein, das sie für andere in der Organisation vorgeben, und sicherstellen, dass sie die in diesem Artikel beschriebenen Prinzipien und Techniken ihrem Team mitteilen und praktizieren, was sie predigen. Wenn Führungskräfte im Urlaub oder an Wochenenden regelmäßig E-Mails an Mitarbeiter senden, gehen die Teammitglieder (insbesondere diejenigen mit weniger Erfahrung) davon aus, dass von ihnen dasselbe erwartet wird. Wenn Sie jedoch produktive Arbeitsgewohnheiten und eine gute Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben demonstrieren, werden die Mitarbeiter wahrscheinlich dem Beispiel folgen. Es ist auch wichtig, frühzeitig Anzeichen dafür zu erkennen, dass sich das Personal unzufrieden oder überfordert fühlt, wie z. B. erhöhte Abwesenheit, Aufschub, sinkende Produktivität usw. Wenn Sie den Verdacht haben, dass sich die Person ängstlich und übermäßig gestresst fühlt, sprechen Sie sie frühzeitig an, um die Situation zu vermeiden eskalierend.

Die Forschung und unsere jahrzehntelange Erfahrung im Coaching und Entwickeln von Führungskräften zeigen, dass Manager, die lernen, ihre Zeit und Energie bei der Arbeit effektiv zu managen, produktiver, energiegeladener und zufriedener bei der Arbeit und zu Hause sein können. Sie führen auch Teams an, die glücklicher sind und bessere Leistungen erbringen als Teams, die von energiesparenden Workaholics angeführt werden und die Menschen zu Burnout, Verzweiflung und Resignation führen. Durch die Umsetzung dieser acht Prinzipien stellen Führungskräfte sicher, dass sie intelligent arbeiten und produktive und positive Teams aufbauen, die außergewöhnliche Ergebnisse liefern können.

James Brook

Literatur-Empfehlungen
Allen, D. (2015). Dinge erledigen: Die Kunst der stressfreien Produktivität. London: Piatkus Bücher.
Kreider, T. (2012). Die "beschäftigt" Falle. Opinionator Blog. Online veröffentlicht am 30. Juni 2012. http://opinionator.blogs.nytimes.com/2012/06/30/the-busy-trap.
Loehr, J. und Schwartz, T. (2003). Die Kraft des vollen Engagements. New York: Die freie Presse.

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