Bewezen manieren om uw energie en productiviteit te verhogen: Leadership Essentials (deel 7)

Delen op Facebook
Delen op Twitter
Delen op LinkedIn

24-Jan

Veel leiders met wie we praten, voelen zich overweldigd, gestrest en gefrustreerd met hun werklast en constante verandering. Ze nemen te veel aan, werken te hard en voelen zich opgebrand. De impact hiervan tast niet alleen hun fysieke en psychologische welzijn aan, maar ondermijnt ook het effectieve functioneren van hun organisatie en familie. Recent onderzoek heeft bijvoorbeeld aangetoond dat grillig en storend gedrag op het werk kan worden veroorzaakt door slaaptekort. Er is ook een groeiend aantal gezinsstoringen veroorzaakt door overwerk en afwezigheid thuis. Dus wat kunnen leiders doen om te voorkomen dat ze zich overweldigd voelen en zichzelf en hun energie effectiever beheren?

1. Vermijd de drukke val

Elke dag horen we mensen vertellen hoe druk ze het hebben: "manisch", "gekke druk" en "te druk om elkaar te ontmoeten" zijn frequente reacties als je mensen vraagt ​​hoe het met ze gaat. De moderne samenleving versterkt een gebrekkige veronderstelling dat als je bezig bent, je succesvol bent en veel bereikt. Deze veronderstelling klopt echter vaak niet en suggereert een groeiend probleem - we associëren het vullen van onze wektijd en drukte met prestatie en als gevolg daarvan nemen we uiteindelijk te veel aan. Dit wordt gedreven door de druk van multi-tasking en de waargenomen behoefte om altijd online en verbonden te zijn, maar ook door onze angst om als idle en niet-essentieel te worden beschouwd, vooral in een arbeidsmarkt die wordt gekenmerkt door voortdurende reorganisatie en banenverlies.
Zoals Tim Kreider in een artikel in New York Times 2012 al aangaf, is deze drukte en de bijbehorende uitputting "... geen noodzakelijke en onvermijdelijke toestand van het leven; het is iets dat we hebben gekozen, al was het maar door onze instemming ermee. "

Leiders moeten daarom de tijd nemen om na te gaan hoe ze hun tijd besteden om te evalueren hoeveel van hun drukte daadwerkelijk bijdraagt ​​aan positieve resultaten op het werk en hun welzijn en geluk buiten het werk. Door tijdverkopers en activiteiten van lage waarde te identificeren, kunnen leiders meer tijd vrijmaken voor hoogwaardige taken en zorgen voor een betere balans tussen werk en privéleven. Je kunt je bijvoorbeeld afvragen of het elke dag twee uur online zijn op Facebook of Linked helpt om je druk en gewaardeerd te voelen of je echt dichter bij je carrière- en levensdoelen brengt.

2. Beheer uw energie evenals uw tijd

Met het groeiende tempo en de complexiteit van het werk, heeft elke leider enige downtime nodig om productief te blijven. Een groeiend aantal goed gepubliceerde gevallen van executive burn-out hebben de nutteloosheid van een houding 'werken tot je erbij neervalt' benadrukt. Net als professionele atleten moeten leiders beter zijn in het loskoppelen en plannen in pauzes om nieuwe energie op te doen en te herstellen, vooral na zeer stressvolle periodes op het werk. Degenen met een te goed ontwikkeld verantwoordelijkheidsgevoel of een veerkracht kunnen worstelen met dit principe omdat ze aannemen dat ze voor altijd kunnen doorgaan zonder pauze en steeds grotere werkbelastingen en uitdagingen aan kunnen gaan. We zijn echter allemaal mensen en hebben rustperioden nodig om bij te tanken. De vuistregel die we moeten toepassen, is dat hoe meer energie we op het werk verbruiken, hoe langer de rust- en herstelperioden zijn die we nodig hebben. Wees daarom niet bang om je volledige recht op vakantie op te nemen en op andere manieren te bouwen om te herstellen, zoals het beschermen van je lunchpauze, meditatie, stevige wandelingen gedurende de dag, ontkoppelen wanneer je thuiskomt, etc. Het creëren van duidelijke grenzen rond je werkdag en week en het beschermen van tijd buiten het werk zal u helpen om een ​​hoog energieniveau te handhaven. Sommige leiders die ik ken, hebben bijvoorbeeld besloten om hun weekenden te begrenzen voor familietijd en persoonlijke hobby's, terwijl anderen een paar dagen per week op tijd (of zelfs vroeg) weggaan om tijd met hun gezin door te brengen.

In een snel evoluerende, competitieve en steeds mondialer wordende wereld redden zich met heel weinig slaap. Effectief omgaan met uw energie betekent echter ook dat u minimaal 7-8 uur per nacht slaapt. Uit recent onderzoek is gebleken dat leiders met weinig slaap minder productief zijn dan degenen die voldoende slapen en ook meer argumentatief zijn en minder in staat om complexe problemen op te lossen. Slaaptekort wordt ook in verband gebracht met verhoogde ziektes en ongevallen zowel op als buiten het werk. Daarom moeten degenen die in risicovolle omgevingen werken, zoals zware productie, olie en gas of in de bouw, bijzonder alert zijn op de gevaren van uitputting en vermoeidheid.

Ten slotte moeten leiders de tijd nemen om acties en taken te ontdekken die niet alleen hun eigen energie maar ook die van hun teamleden uitputten en aanvullen. Door het team regelmatig te vragen naar 'drainers' en 'boosters' van energie en actie te ondernemen om energie beter te beheren, kunnen leiders een meer energieke en productieve omgeving creëren.

3. Plan, doe, bekijk

Controle over uw productieve tijd betekent tijd besteden aan het plannen en herzien ervan. We raden een eenvoudige benadering in 3 stappen aan:
Plan wat je van plan bent door vooraf een lijst met prioritaire acties voor de volgende dag (en / of week) te maken. Het hebben van specifieke doelen en taken houdt je gefocust en gemotiveerd, vooral wanneer de werkdruk toeneemt. Ik ben geneigd dit als een pre-bed ritueel te doen, omdat ik niet een van nature efficiënt persoon ben en als ik het tot de ochtend zou verlaten, zou het niet gebeuren. Bouw wat buffertijd in om met die onvermijdelijke urgente items die de meeste weken te maken hebben, evenals afleidingsvrije tijd voor complexe en tijdrovende taken.

Doe wat je op je lijst hebt gepland, zorg ervoor dat je prioriteit geeft aan de topitems van je lijst om 's ochtends als eerste te doen als je nog vers bent en het energieniveau hoger is. Probeer multitasking te verminderen, omdat recent onderzoek aantoont dat onze hersenen niet goed zijn in het tegelijkertijd beheren van taken; focus op één taak of probleem tegelijk.

Bekijk elke dag wat je elke dag overdag hebt bereikt, inclusief het grootste succes dat je hebt gehad, en alle items die moeten worden overgedragen naar de volgende dag. Het evalueren van uw successen en prestaties vanaf de dag zal uw energie voeden en u gemotiveerd houden tijdens de week.

4. Houd de in-box onder controle

In-boxes lijken een beetje op Pufferfish - ze groeien met een alarmerende snelheid en worden zo stekelig en onhandelbaar dat ze ons overweldigen en giftig worden voor onze niveaus van energie.
We stellen een eenvoudig 3-stapsproces voor op basis van de uitstekende begeleiding van de best verkopende auteur en productiviteitsgoeroe David Allen:

Dump het: tegenwoordig bestaat een aanzienlijke hoeveelheid e-mailverkeer uit afval of irrelevante correspondentie. Ik raad aan deze items te verwijderen zodra u ze hebt gescand.
Doe het: e-mails die geen onzin of irrelevant zijn, moeten onmiddellijk worden behandeld of in een map 'Taken' worden bewaard. Er zijn verschillende online productiviteitstools en mobiele apps om u te helpen deze belangrijke e-mails op te sporen en te sorteren, inclusief het filteren van ongewenste e-mail en kleurcoderings-e-mails van belangrijke belanghebbenden zoals klanten of uw manager.
Delegeer het: veel e-mails kunnen worden gedelegeerd aan teamleden (of andere collega's) die beter in staat zijn om hiermee om te gaan vanwege hun natuurlijke sterke punten of hun verlangen om te groeien en vooruitgang te boeken. Daag jezelf uit om zoveel mogelijk te delegeren om je team uit te rekken en te voorkomen dat je wordt overweldigd in het werk dat ze zouden kunnen doen.

5. Breek complexe taken af

Complexe en ambigue taken zijn bijzonder uitdagend. Om te voorkomen dat ze je overweldigen, stel ik voor ze in kleinere, beter beheersbare doelen en onderdelen te breken. Bepaal wat u moet bereiken binnen een week, twee weken enzovoort en wie kan helpen in gebieden waar we geen natuurlijke sterke punten en energie hebben. Dit verhoogt uw motivatie en stelt u in staat om het best mogelijke resultaat te bereiken. Als je inspiratie nodig hebt om dit te doen, bekijk dan de inspirerende klimfilm, Touching the Void, een waargebeurd verhaal in de Andes over een klimmer, Joe Simpson, die in een diepe kloof valt nadat zijn klimgenoot is gedwongen om de klimtouw om zichzelf te redden. Tegen alle verwachtingen in slaagt Simpson erin om met een gebroken been uit de spleet te klimmen en zijn weg (door kruipen en hoppen) terug te vinden naar het kamp over een gletsjer, een reis van vijf mijl die hem drie dagen zonder voedsel en met heel weinig water kost. Kijk ernaar en je zult nooit denken dat complexe taken weer onhandelbaar zijn!

6. Roep anderen op voor hulp

"Samenwerking" wordt het nieuwste buzz-woord in organisaties overal, maar in onze steeds meer zelf geabsorbeerde en multi-tasking samenleving, voeren leiders vaak niet uit op een fundamenteel principe van samenwerking - anderen om hulp vragen. Dit is met name ironisch wanneer er een toename is van online platforms en oplossingen die zijn ontworpen om kansen te creëren voor ondersteuning door een breed scala aan mensen en gemeenschappen. Leiders moeten elke beperkende veronderstelling die ze hebben over de voordelen van zelfredzaamheid betwisten en leren om anderen te vragen voor hulp en ondersteuning, vooral in gebieden waar het werk complex en potentieel overweldigend is. Een voor de hand liggend uitgangspunt is dat leiders hun directe netwerk van collega's, vrienden en familie beter kunnen uitbreiden en benutten. Leiders moeten echter ook hun netwerken (inclusief virtuele gemeenschappen zoals Linked In) op een doelgerichte en proactieve manier bouwen. Dit houdt in dat je verder gaat dan alleen het toevoegen van contacten en het ondersteunen van mensen om contact op te nemen met mensen die hulp en ondersteuning kunnen bieden op het gebied van vaardigheden en ervaring waar je minder sterk bent.

7. Stel niet uit

Uitstel van taken die we niet graag doen of die we als zeer complex beschouwen, is een slechte gewoonte die veel leiders in de loop van de tijd ontwikkelen. Deze onderbewuste vermijdingstechniek biedt verlichting op korte termijn, maar leiders realiseren zich al snel dat ze zichzelf alleen bedriegen omdat ze eindigen met stapels werk dat hun energie afvoert, waardoor ze zich nog angstiger en overweldigd voelen. Om uitstelgedrag te voorkomen, raden wij u aan:

i. Maak een takenlijst en zorg ervoor dat u eerst de complexe taken voltooit die u niet leuk vindt, liefst 's ochtends als we ons het meest alert en gefocust voelen.
ii. Breek de taak die je niet leuk vindt in kleinere dagelijkse brokken (bijvoorbeeld sprints van 15 minuten) om ze beter beheersbaar te maken.
iii. Verbind u tot anderen wanneer u de taak zult voltooien en vraag hen om u verantwoordelijk te houden voor de tijdige levering van het werk.
iv. Vermijd onnodige afleidingen en onderbrekingen door de dag overdag te blokkeren om taken af ​​te handelen die gerichte aandacht vereisen.
v. Stop met zoeken naar een perfecte oplossing. Perfectionisme is een van de grootste oorzaken van uitstel.
zag. Schakel iemand in die u kan helpen, vooral als de taak iets inhoudt waar u niet van nature door wordt gestimuleerd.
vii. Herformuleer het werk om het te koppelen aan doelen die voor u zinvol en aantrekkelijk zijn. Als u bijvoorbeeld een presentatie uitstelt die u moet voorbereiden, bedenk dan hoe dit u zou kunnen helpen meer ondersteuning in het bedrijf te krijgen voor een leuk project waarvoor u meer geld nodig hebt.
viii. Besteed tijd om na te denken over hoe je je voelt als je je doel hebt bereikt. Onderzoek toont aan dat als je een doel bereikt, hormonen in de hersenen vrijkomen die je plezier geven. Misschien wil je jezelf ook een kleine beloning geven (bijv. Favoriete snack, kledingstukken, nieuwe gadget, enz.) Voor bijzonder zware taken om het gevoel van voldoening en het gedrag dat je hielp te versterken, te versterken.

8. Rolmodel productief en verantwoordelijk gedrag

Leiders zijn niet alleen verantwoordelijk voor het beheer van hun eigen tijd, energie en productiviteit, maar ook die van hun teamleden. Daarom moeten ze zich bewust zijn van het voorbeeld dat ze geven aan anderen in de organisatie, en ervoor zorgen dat ze de principes en technieken die in dit artikel worden beschreven aan hun team communiceren en oefenen wat ze prediken. Als leiders e-mails sturen naar personeel wanneer ze op vakantie zijn of regelmatig in het weekend werken, gaan teamleden (vooral degenen met minder ervaring) ervan uit dat ze hetzelfde verwachten. Als u echter een voorbeeld geeft van productieve werkgewoonten en een goede balans tussen werk en privéleven, is het waarschijnlijk dat werknemers dit voorbeeld zullen volgen. Het is ook van cruciaal belang om vroege tekenen op te merken dat personeel zich ongelukkig of overweldigd kan voelen, zoals verhoogd ziekteverzuim, uitstel, productiviteitsverlies, enz. Als u vermoedt dat de persoon zich angstig en te gestrest voelt, praat dan vroeg met hem om de situatie te voorkomen escaleren.

Onderzoek en onze tientallen jaren ervaring met het coachen en ontwikkelen van leiders tonen aan dat managers die leren hun tijd en energie op het werk effectief te beheren, productiever, energieker en gelukkiger kunnen zijn op het werk en thuis. Ze leiden ook teams die gelukkiger zijn en beter presteren dan teams onder leiding van energieverslindende workaholics die mensen tot burn-out, wanhoop en ontslag brengen. Door deze acht principes te implementeren, zorgen leiders ervoor dat ze slim werken en productieve en positieve teams opbouwen die buitengewone resultaten kunnen leveren.

James Brook

Aanbevolen Reading
Allen, D. (2015). Dingen voor elkaar krijgen: de kunst van stressvrije productiviteit. Londen: Piatkus Books.
Kreider, T. (2012). De "drukke" val. Opinieblog. Gepubliceerd online 30 juni 2012. http://opinionator.blogs.nytimes.com/2012/06/30/the-busy-trap.
Loehr, J. en Schwartz, T. (2003). De kracht van volledige betrokkenheid. New York: The Free Press.

Bekijk onze voorbeeldrapporten

U hebt enkele vragen over Strengthscope®
Je bent klaar om in Strengthscope te kijken® om te zien hoe het voor u kan werken
HET LEVEN VAN HET LEVEN VAN

Scroll naar boven

Omdat steeds meer mensen over de hele wereld worden getroffen door het coronavirus (COVID-19), willen we dat onze klanten en de gemeenschap weten dat Strengthscope u in deze uitdagende tijd het gebruikelijke hoge niveau van ondersteuning en service blijft bieden.

Het Strengthscope-team blijft tot nader order thuiswerken. Voor ons betekent dit simpelweg een uitbreiding van ons werk vanuit huis-beleid, dat al een tijdje succesvol loopt. Daarom is onze klantervaring, inclusief technische ondersteuning, klantensucces en alle andere afdelingen, beschikbaar voor onze klanten om op de gebruikelijke manieren contact op te nemen.

We hebben onze trainingen en workshops nu verplaatst naar virtuele alternatieven.

Namens het Strengthscope-team wensen wij u en uw gezin de beste gezondheid in deze uitdagende omstandigheden.

Laten we voor elkaar zorgen.