Makkelijker en sterker feedbackgesprekken voeren

Delen op Facebook
Delen op Twitter
Delen op LinkedIn

terugkoppeling

Veel managers en leiders die we ontmoeten worstelen met moeilijke feedbackgesprekken. Ze houden er niet van om mensen te bekritiseren en maken zich niet alleen zorgen over het gesprek, maar ook over de relatie en motivatie van de medewerker na het gesprek. Dit betekent dat ze een van de drie suboptimale benaderingen kiezen:

Vermijding - managers vermijden vaak het gesprek in de hoop dat het probleem op wonderbaarlijke wijze zal verdwijnen of dat de slechte prestaties van de persoon geen grote problemen zullen veroorzaken. Natuurlijk gebeurt dit zelden, daarom is deze optie riskant.

Kritieke berichten afzwakken - de manager gebruikt de veelgeprezen 'sandwich'-benadering om de kritische feedback tussen twee lagen positieve feedback te plaatsen. Uit onderzoek blijkt echter dat deze aanpak bijna altijd averechts werkt, ook al wordt deze nog steeds vaak geprezen als antwoord op harde feedback van zowel HR- als trainingsprofessionals. Het resultaat van deze aanpak is dat high-performers en presteerders uiteindelijk alleen de negatieve feedback horen en gedemotiveerd raken, terwijl slechte artiesten het gesprek verlaten met een afgezwakte boodschap dat hun prestaties oké zijn en ze niets anders hoeven te doen.

Over-kritiek - dit is een veel minder gebruikelijke benadering, maar sommige managers gebruiken een overdreven kritische toon, die niet alleen gedrag bekritiseert, maar zelfs de persoon zelf. Ze generaliseren de kritische feedback op de algehele prestaties van de persoon in plaats van zich te concentreren op het gedrag dat moet worden veranderd. Dus ze zouden iets kunnen zeggen als "Je bent altijd destructief en negatief in onze teambijeenkomsten" in plaats van "Toen Sally presenteerde tijdens de laatste teambijeenkomst, merkte ik op dat je een aantal kritische opmerkingen maakte waarvan je geen back-up maakte adequaat. Dit liet mij en anderen in het team zich gefrustreerd voelen omdat ze veel werk had voorbereid. ”Dit is een bijzonder risicovolle optie, omdat de persoon zich waarschijnlijk gedemotiveerd en boos voelt. Het opent ook de deur voor oneerlijke ontslagclaims in een later stadium.

De voordelen van het gebruik van een op sterke punten gebaseerde feedbackbenadering

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, negeert de sterke puntenbenadering geen zwakkere gebieden en andere prestatierisico's (inclusief overdreven sterke punten en psychologische barrières zoals slecht zelfvertrouwen). Het is zelfs veel krachtiger om hiermee om verschillende redenen om te gaan:

  • Het zorgt voor positievere, op oplossingen gebaseerde gesprekken over het verminderen en verminderen van zwakkere gebieden en andere risico's voor topprestaties, inclusief overdreven sterke punten. Het moedigt mensen aan om na te denken over hoe ze natuurlijke sterke punten kunnen gebruiken om zwakkere gebieden aan te pakken en om samen te werken met anderen die sterke punten hebben in gebieden waar ze zwakker zijn. Deze aanvullende samenwerking helpt niet alleen de impact van zwakkere gebieden te verminderen, maar bouwt ook een sterke teamcultuur binnen de organisatie op.
  • Het zorgt voor een minder bedreigend gesprek, verwijdert angsten en defensiviteit over praten over zwakkere gebieden. Een van de onderliggende principes van de aanpak is dat we allemaal 'stekelig' zijn - we bezitten grote sterke en zwakke punten. We benadrukken dit altijd aan het begin van een coaching- of feedbackgesprek dat mensen aanmoedigt om meer open te praten over hun zwakkere gebieden en andere blokkers voor prestaties.
  • De sterke aanpak is uniek om mensen te helpen zich bewust te worden van sterke punten die overdreven zijn of op een verkeerde manier worden gebruikt, wat resulteert in slechte resultaten. De schadelijke effecten van overdreven sterke punten werden gevonden in onderzoek dat eind jaren 90 door Center for Creative Leadership werd uitgevoerd, toen zij constateerden dat overdreven sterke punten vaak belangrijkere bronnen van slechte prestaties en mislukte carrière zijn dan zwakke punten in competenties. Mensen die te zelfverzekerd zijn, kunnen bijvoorbeeld arrogant worden en mensen die te medelevend zijn, kunnen het moeilijk vinden om te voorkomen dat ze te veel betrokken raken bij de persoonlijke problemen van hun collega's.

Een eenvoudige formule om de op sterkte gebaseerde feedbackbenadering toe te passen

Op basis van tientallen jaren ervaring in het helpen van managers en leiders om effectiever om te gaan met moeilijke gesprekken, raden we aan een eenvoudige toe te passen VOGEL formule om mensen te helpen stijgen en hun volledige potentieel te bereiken (hetzij bij het bedrijf of elders). De fasen van BIRD zijn:

Bgedrag

Wat deden ze (onder uitvoering) en wat was de context?

Deze stap omvat het helpen van de persoon om de specifieke aard van de onderprestatie en de situatie (s) waarin het zich voordoet te begrijpen. Het is belangrijk om zo specifiek mogelijk te zijn over het waargenomen gedrag, dus managers moeten hun observaties noteren en feedback geven aan het individu zo snel mogelijk na het incident, zodat de persoon het onthoudt.

Impact

Wat is de impact op prestaties en relaties?

De rol van de manager is ervoor te zorgen dat de persoon begrijpt hoe hun prestaties een negatieve invloed hebben op het behalen van doelen en ook op relaties met anderen. Veel mensen zijn zich niet bewust van de impact van hun gedrag en hoewel hun intenties waarschijnlijk zeer positief zijn, veroorzaakt hun gedrag voor hen onbekende negatieve resultaten. Onze ervaring is dat mensen doorgaans gemotiveerder zijn om te veranderen wanneer ze begrijpen hoe hun gedrag een negatieve invloed heeft op hun prestaties, het team en de organisatie.

Risk

Wat is het onderliggende prestatierisico of de oorzaak van de onderprestatie - is het een zwakte, overdreven kracht of veroorzaakt door een andere cursus van interferentie (bijvoorbeeld laag zelfvertrouwen of persoonlijke problemen thuis)?

Deze fase is erg belangrijk omdat het gaat om het achterhalen van de oorzaak van het problematische gedrag in plaats van alleen om eenmalig gedrag te behandelen. Er zijn 3 hoofdgebieden van risico - beperkende zwakheden die ontwikkeling vereisen, overdreven sterke punten die moeten worden gemodereerd of 'down-down' of andere bronnen van prestatie-interferentie zoals zelfbeperkende veronderstellingen en overtuigingen. Een openhartige en grondige verkenning van wat er achter het gedrag zit, is belangrijk om ervoor te zorgen dat het individu de onderliggende oorzaken en triggers voor het gedrag begrijpt en deze op een gerichte en positieve manier kan aanpakken.

Development

Welke ontwikkelingsopties kunnen worden gebruikt om de prestaties te verbeteren en welke sterke punten zullen hen helpen slagen?

Nadat de prestatierisico's zijn opgehelderd, kunnen de manager en persoon verschillende ontwikkelingsopties verkennen om de prestaties en / of relaties te verbeteren. We raden meestal 3 op sterke punten gebaseerde strategieën aan om dit te doen, waaronder:

  1. Inbellen of hun sterke punten naar beneden draaien om overdrive-gedrag te verminderen en hun natuurlijke sterke punten gebruiken om het beste uit een situatie te halen.
  2. Op basis van collega's en andere belanghebbenden wier sterke punten verschillen van die van hen.
  3. Het ontwikkelen en oefenen van nieuwe vaardigheden en gewoonten op gebieden die voor hen minder natuurlijk en stimulerend zijn door werkervaringen, coaching, mentoring en online en face-to-face training.

Het geven van constructieve feedback werkt natuurlijk niet altijd en sommige werknemers willen of kunnen niet veranderen. In deze gevallen is het belangrijk voor managers om op een eerlijke, tijdige en tijdige manier met de kwestie om te gaan, idealiter met de steun van hun HR-zakenpartner als ze die hebben. Zelfs in deze situaties biedt de sterke aanpak een krachtige 'lens' om te begrijpen wat er aan de hand is en hoe ermee om te gaan. De natuurlijke sterke punten van sommige mensen zijn bijvoorbeeld eenvoudigweg niet goed afgestemd op de vereisten van het werk en als dit het geval is, is het altijd beter om hen te helpen een andere positie te vinden die een betere match is dan te hopen dat de situatie zal verdwijnen of oplossen zelf.

De op kracht gebaseerde aanpak biedt een nieuwe manier om een ​​van de grootste uitdagingen voor managers en leiders te doorbreken. De sleutel is om deze moeilijke gesprekken niet te vermijden of een 'sandwich'-benadering met gemengde boodschappen te gebruiken die vaak verwarrend en demotiverend is. Door open en open gesprekken te voeren over het problematische gedrag en het op sterke punten gericht te houden met behulp van de BIRD-formule die hierboven is beschreven, zorgt beheerders ervoor dat gesprekken niet alleen soepeler en eerlijker verlopen, maar ook achteraf leiden tot hogere niveaus van motivatie en positieve verandering.

James Brook

Bekijk onze voorbeeldrapporten

U hebt enkele vragen over Strengthscope®
Je bent klaar om in Strengthscope te kijken® om te zien hoe het voor u kan werken
Scroll naar boven

Voelt u of uw team zich angstig en nerveus tijdens de pandemie?

Moet je je zelfvertrouwen opbouwen sinds je verlof?