Hoe effectief te delegeren

Delen op Facebook
Delen op Twitter
Delen op LinkedIn

Bij het werken met managers en leiders komt delegatie vaak aan de orde. Soms is het niet de delegatie zelf die naar boven komt, maar mensen die zeggen dat ze zich overbelast voelen, zelfs opgebrand zijn omdat ze te veel te doen hebben, of soms uiten ze hun bezorgdheid over mensen in hun team of collega's in andere teams die niet stappen en nemen voldoende verantwoordelijkheid, of misschien hebben ze zelfs het gevoel dat hun timemanagement werk nodig heeft. In veel van deze gevallen is het onderliggende probleem niet echt het probleem van de presentatie, het is eigenlijk een angst voor delegatie. Of op zijn minst een angst erover.

De angst voor delegatie

Dus, over wat voor angsten of zorgen hebben we het hier? Angst voor anderen die geen kwaliteit leveren, maar je kunt op jezelf vertrouwen, dus doe het gewoon zelf. Angst voor het missen van een deadline, het is meestal sneller als je het zelf doet, toch, dus je kunt het net zo goed deze keer doen in plaats van iemand anders te vragen. Angst voor het geven van feedback: wat gebeurt er als de persoon die je hebt gedelegeerd om het te verpesten ... je zou de feedback kunnen verpesten en hun gevoelens kunnen kwetsen, dus het zal minder lastig zijn als je het zelf doet. Of angst om dingen los te laten waar je van geniet of waar je goed in bent en waardoor je je gewaardeerd en nuttig voelt, dus doe je datgene wat je anderen echt zou moeten geven.

Maar het probleem met elk van deze strategieën is dat ze leiden tot overwerk, burn-out, ironisch genoeg problemen met de werkkwaliteit als de overstrekking in werking treedt, gevoelens van wrok, isolatie, minder kansen voor anderen, wat ertoe leidt dat ze de motivatie verliezen en percepties dat je voorbij bent -controlerend of zo essentieel in uw rol dat u niet wordt gedacht voor een promotie of rolverandering, omdat dat een te groot risico voor de organisatie zou zijn.

Als een van deze angsten een neiging beschrijft die je dan hebt verwelkomd in de club van bijna iedereen die moet delegeren ... laten we eerlijk zijn, het is vrijwel iedereen op elk niveau, inclusief mensen die gewoon hun taken met collega's moeten delen. Maar weet ook dat het volgen van de stappen in dit artikel bij de meeste van deze problemen helpt. Dus hier zijn 5 stappen om effectief te delegeren:

Hoe delegatievaardigheden te verbeteren

1. Behandel eerst je eigen problemen (loslaten)

hoe effectief te delegeren

Eerst (en mogelijk voor altijd) moet je eerlijk zijn over je eigen problemen. Als je een angst of bezorgdheid hebt over delegatie, sta er dan tegenover en probeer te achterhalen wat het is dat dat veroorzaakt en pak het dan frontaal aan. Uiteindelijk, als vuistregel voor managers en leiders proberen alles en alles wat over is te delegeren, vraag jezelf dan af waarom het niet kan worden gedelegeerd. Moet je mensen bijscholen zodat de dingen die overblijven gedelegeerd kunnen worden, heb je meer middelen nodig, of houd je sommige dingen bij die echt alleen jij kunt doen en die verband houden met het doel van je rol? Doe er alles aan om zoveel mogelijk delegeerbaar te maken.

2. Wees heel duidelijk over wat je wilt bereiken en hoe dat eruit ziet

Vervolgens, en deze is een grote; laat NIETS KANSEN als het gaat om briefing wat je wilt. Wees echt duidelijk wat je wilt als resultaat en neem de tijd om dit te definiëren en te specificeren - geef voorbeelden, laat de persoon spelen wat hij denkt dat je gevraagd hebt. Ga er niet vanuit dat het vanzelfsprekend is, alleen omdat het voor jou vanzelfsprekend is, spel het uit. En krijg ook feedback van de andere persoon over wat uw visie op de taak zou kunnen belemmeren en hoe zij denken dat de taak het beste kan worden uitgevoerd. Ga er niet vanuit dat je alle antwoorden hebt in termen van HOE er iets is gedaan, maar breng de antwoorden in termen van WAT je wilt doen.

3. Spreek tijdschema's en normen af

Dus als je eenmaal duidelijk hebt gemaakt en bent overeengekomen wat je wilt, is het volgende wat je moet doen een plan opstellen - dit is voor sommigen ook een beetje een achilleshiel, zeker voor mij. Als ik eenmaal mijn visie heb begrepen, heb ik de neiging om te denken dat 'het werk is gedaan'. Belachelijk, het is nog niet eens begonnen! U moet dus een deadline afspreken en als de taak groot is, wat de incheckpunten zijn onderweg. Wat zijn ook de normen die u verwacht - moet het 100% perfect zijn of gewoon geschikt zijn voor het doel? En geschikt voor wiens doel? JIJ kunt het tijdplan maken of beter nog, vraag de persoon die je delegeert om het plan samen te stellen, omdat ze dan net dat beetje meer geïnvesteerd worden in de uitkomst.

4. Check VROEG in en bied ondersteuning

Hoe te delegeren

Het volgende is een ander groot risicogebied - VROEGE check-in over de voortgang; zorg ervoor dat uw gemachtigde volledig heeft begrepen wat u verwacht en dat u vroegtijdige feedback kunt geven als dit niet het geval is of zo ja. Zorg ervoor dat je niet te vroeg terugtrekt om ze door te laten gaan met de taak, maar dit kan er soms toe leiden dat mensen te lang waaaaay in de verkeerde richting gaan zonder dat je het weet en tegen de tijd dat je erachter bent gekomen, kun je met het risico je deadline te missen. Vroege check-ins laten ook zien dat je ondersteunend en geïnteresseerd en betrokken bent en dat je niet zojuist bent doorgegaan naar de volgende taak en deze bent vergeten.

5. Houd het plan op schema en laat zien dat u om hem geeft

En zorg er op dit punt voor dat je goed opgebouwde, doordachte, motiverende feedback geeft ... dit kan positief zijn of het kan negatief zijn, maar zorg ervoor dat het goed wordt behandeld. Ik heb afzonderlijk gepodcast over het geven van feedback met behulp van de BID- en BIRD-technieken voor feedback - die podcasts zijn in seizoen 1, aflevering 4 - dus luister als je een herinnering nodig hebt of als je nog niets gehoord hebt over de BID- en BIRD-aanpak.

En met de punten 4 en 5, zorg ervoor dat u overal eerlijke feedback geeft, of het nu goed, slecht of onverschillig is.

Terwijl u in de loop van de tijd vordert, moet u er niet van uitgaan dat alles automatisch op het goede spoor blijft met tijd en kwaliteit. Blijf bij het plan, blijf bij de hand en ondersteun, check in wanneer je zei dat je dat zou doen, blijf feedback geven. Kortom, toon interesse en laat zien dat u geïnvesteerd bent in de taak en het resultaat. Het aantonen van dat niveau van interesse zal een groot verschil maken voor het eindresultaat.

Effectieve delegatievaardigheden

Dus dat is het 5-puntenplan voor effectief delegeren:

  • Los je eigen problemen op
  • Wees duidelijk over je visie
  • Spreek tijdschalen en normen af
  • Check VROEG in en geef nuttige feedback
  • En blijf het plan volgen om te laten zien dat je geïnteresseerd bent.

Veel succes met je delegatie, het is eerlijk gezegd een van de moeilijkste dingen om op het werk onder de knie te krijgen, ongeacht je rol, maar het is essentieel om dit te doen, tenzij je vast wilt zitten om alles voor altijd zelf te doen. En als je dat doet, veel geluk met die reis voor de boeg!

Wist je dat deze blog ook beschikbaar is als podcast samen met een aantal andere ongelooflijke inhoud? Bekijk het op iTunes, Spotify, Acast.

Bekijk onze voorbeeldrapporten

U hebt enkele vragen over Strengthscope®
Je bent klaar om in Strengthscope te kijken® om te zien hoe het voor u kan werken
HET LEVEN VAN HET LEVEN VAN

Scroll naar boven

Omdat steeds meer mensen over de hele wereld worden getroffen door het coronavirus (COVID-19), willen we dat onze klanten en de gemeenschap weten dat Strengthscope u in deze uitdagende tijd het gebruikelijke hoge niveau van ondersteuning en service blijft bieden.

Gisteren, 16 maart hebben we, in overeenstemming met de regering en de medische begeleiding, gevraagd dat het Strengthscope-team tot nader order thuiswerkt. Voor ons betekent dit simpelweg een uitbreiding van ons werk vanuit huis-beleid, dat al een tijdje succesvol loopt. Daarom is onze klantervaring, inclusief technische ondersteuning, klantensucces en alle andere afdelingen, beschikbaar voor onze klanten om op de gebruikelijke manieren contact op te nemen.

We zullen onze trainingen en workshops verplaatsen naar virtuele alternatieven, een aanpak die we al enige tijd met succes gebruiken, met geweldige feedback van klanten.

Namens het Strengthscope-team wensen wij u en uw gezin de beste gezondheid in deze uitdagende omstandigheden. Laten we voor elkaar zorgen.