Hoe moeilijke feedbackgesprekken te krijgen

Delen op Facebook
Delen op Twitter
Delen op LinkedIn

Veel managers en leiders worstelen met moeilijke feedbackgesprekken. Ze houden er niet van om mensen te bekritiseren en maken zich zorgen over het ondermijnen van hun relatie en de motivatie van de werknemer als ze harde feedback geven. Dit betekent vaak dat ze in een van de volgende vallen vallen:

Vermijding - ze vermijden het gesprek in de hoop dat het probleem op wonderbaarlijke wijze zal verdwijnen of dat de slechte prestaties van de persoon geen grote problemen zullen veroorzaken. Natuurlijk gebeurt dit zelden. Het probleem neemt meestal toe, wat resulteert in voortdurende prestatieproblemen en frustraties bij andere leden van het team.

Zware berichten afzwakken - ze passen de populaire 'sandwichbenadering' toe om de kritische feedback tussen twee lagen positieve feedback te plaatsen. Het resultaat van deze aanpak is dat high-performers uiteindelijk alleen de negatieve feedback horen en gedemotiveerd raken, terwijl slechte artiesten het gesprek verlaten en denken dat hun prestaties prima zijn en ze niets anders hoeven te doen.

Over-kritiek - ze gebruiken een autocratische, overdreven kritische toon. Ze generaliseren de kritische feedback op de algehele prestaties van de persoon in plaats van zich te concentreren op het gedrag dat moet worden veranderd. Dus ze zouden iets kunnen zeggen als "je bent altijd negatief in onze teamvergaderingen" in plaats van "toen Sally presenteerde tijdens de laatste teamvergadering, merkte ik op dat je een aantal kritische opmerkingen maakte waarvan je niet voldoende steun gaf. Hierdoor voelde ik me gefrustreerd omdat ze veel werk had voorbereid. 'Dit is een bijzonder riskante optie, omdat het niet alleen mensen gedemotiveerd en boos laat voelen, maar ook de deur opent voor pesten, oneerlijke ontslagclaims en ontslag.

De voordelen van het gebruik van een op sterke punten gebaseerde benadering van moeilijke feedback

Ondanks dat het onjuist wordt bestempeld als 'te positief' door degenen die de aanpak niet begrijpen, biedt de op kracht gebaseerde aanpak een krachtige nieuwe manier om mensen te helpen omgaan met zwakkere gebieden en andere prestatierisico's. Het doet dit door:

  • Ze in staat stellen om eerlijkere, oplossingsgerichte gesprekken te voeren over het verminderen van zwakkere gebieden en andere risico's voor de prestaties. Het moedigt mensen aan om na te denken over hun natuurlijke sterke punten en of er een goede aansluiting is tussen deze en het werk dat ze doen. Het moedigt hen ook aan om te onderzoeken hoe ze hun sterke punten en die van anderen kunnen benutten om gebieden te verbeteren waar ze zwakker zijn. Het veranderen van zwakkere gebieden is hard werken, omdat het meestal gepaard gaat met het veranderen van hardnekkige gewoonten die we in jaren of zelfs decennia hebben geleerd. Door onze natuurlijke sterke punten toe te passen om oude gewoonten af ​​te leren en te vervangen door nieuwe, worden onze kansen op succes echter aanzienlijk verbeterd.
  • Angsten en defensiviteit verminderen over het openen en erkennen van zwakkere gebieden. Een van de onderliggende principes van de sterke puntenbenadering is dat mensen allemaal 'stekelig' zijn en grote sterke en zwakke punten bezitten. Als managers dit benadrukken aan het begin van een coaching- of feedbackgesprek, zullen mensen vrijer praten over hun zwakkere gebieden en andere blokkers voor prestaties.
  • Mensen in staat stellen om de sterke punten die in 'overdrive' raken te verminderen. Overdrive treedt op wanneer mensen hun sterke punten te veel of op de verkeerde manier gebruiken, wat resulteert in prestatietekorten en schade aan relaties. Mensen die te zelfverzekerd zijn, kunnen bijvoorbeeld arrogant worden en mensen die te medelevend zijn, kunnen overmatig betrokken raken bij de persoonlijke problemen van werknemers. De beperkende effecten van overdreven sterke punten zijn door onderzoek een belangrijkere bron van slechte prestaties gebleken dan meer voor de hand liggende competentiezwaktes. Onze ervaring leert echter dat slechts ongeveer 5% van de werknemers hun overdrive-risico's begrijpt, wat deze gedragingen veroorzaakt en hoe ze te vermijden.

Zes stappen om de impact van ontwikkelingsfeedback te verbeteren

Op basis van tientallen jaren ervaring in het helpen van managers en leiders bij het omgaan met moeilijke feedbackgesprekken, raden we aan de volgende 6 stappen toe te passen:

  1. Gebruik de BID Feedback Technique ™ (zie hieronder) - Gebruik een gestructureerd feedbackproces zoals BIDom ervoor te zorgen dat uw feedback to the point is en alle belangrijke aspecten omvat die u moet zeggen om de kans te vergroten dat hierop wordt gereageerd.
  2. Focus op het gedrag, niet op de persoon - Zorg ervoor dat je de persoon niet bekritiseert of beoordeelt; wees specifiek over het gedrag dat je graag zou zien veranderen en de impact ervan.
  3. Zorg ervoor dat u het kort houdt - Feedbackontvangers geven de voorkeur aan heldere en duidelijke berichten, dus trek niet te lang en geef geen uitgebreide uitleg. Niet meer dan 20-40 woorden is een goede vuistregel om toe te passen.
  4. Geef de persoon de gelegenheid om te verduidelijken - Controleer of de persoon de feedback begrijpt. Ze de gelegenheid gegeven om verduidelijkende vragen te stellen.
  5. Erken de zorgen of emoties van de andere persoon - Laat de persoon zijn standpunt kenbaar maken en alle emoties erkennen die door de feedback worden veroorzaakt.
  6. Geef suggesties over wat ze anders kunnen doen - Geef specifieke ideeën om de persoon te helpen zijn / haar gedrag te veranderen. Om eigendom en betrokkenheid aan te moedigen, controleert u of de persoon deze nuttig vindt en onderzoekt u hoe ze deze kunnen aanpassen om rekening te houden met hun eigen stijl en sterke punten.

BID Feedback Technique ™

Bgedrag

  • Wat deden ze en wat was de context?
  • Deze stap omvat het helpen van de persoon om het specifieke gedrag en de situatie (s) te begrijpen waarin het zich heeft voorgedaan.

Bijvoorbeeld:

"Tijdens de teambijeenkomst gisteren heb ik gemerkt dat je Susan verschillende keren hebt onderbroken."

Impact

  • Wat is de impact op u, het team en de prestaties?
  • Veel mensen zijn zich niet bewust van de impact van hun gedrag. Hoewel hun intenties waarschijnlijk zeer positief zijn, veroorzaakt hun gedrag negatieve resultaten die zij niet kennen. Mensen zijn meestal meer gemotiveerd om te veranderen als ze begrijpen 'waarom' iets belangrijk is om te veranderen.

Bijvoorbeeld:

"Ik was gefrustreerd dat Susan haar punten niet kon overbrengen en het team miste haar inbreng."

Do anders

  • Wat moet de persoon meer of anders doen om zijn / haar prestaties te verbeteren?
  • Help de persoon door specifieke suggesties en richtlijnen te geven over wat hij / zij anders kan doen om te verbeteren.
  • Help de persoon de sterke punten van zichzelf en van zijn collega's te gebruiken om hun prestaties te verbeteren (waar mogelijk).

Bijvoorbeeld:

“De volgende keer zou het geweldig zijn om te zien dat je Susan de kans geeft om af te maken wat ze zegt. Misschien kun je haar ook van tijd tot tijd uitnodigen om haar mening te geven. '

Spot goede prestaties en geef positieve feedback

Omdat de meeste mensen geconditioneerd zijn om zich meer op de negatieven te concentreren dan op de positieve punten - wat psychologen de 'negativiteitsbias' noemen, besteden de meeste managers 80% van hun tijd aan het geven van kritische of negatieve feedback en slechts 20% van de tijd aan het geven van positieve feedback. Het is belangrijk voor managers om deze verhouding om te keren als ze vertrouwen en respect met hun werknemers willen opbouwen en het beste uit hen willen halen. De meeste mensen, met name hoge presteerders, worden gestimuleerd door lof en erkenning, dus het is van cruciaal belang voor managers om mensen te zien die goed presteren en hen feedback geven om voorbeelden van positief gedrag te herkennen en aan te moedigen.

De BID-techniek kan ook in deze situaties worden toegepast, waarbij de 'D' verwijst naar dingen die ze kunnen 'Do meer van ”.

Het geven van constructieve feedback werkt natuurlijk niet altijd en sommige werknemers willen of kunnen niet veranderen. In deze gevallen is het belangrijk voor managers om de kwestie op een eerlijke, eerlijke en beslissende manier aan te pakken, idealiter met de steun van hun HR-manager of partner. Zelfs in de moeilijkste situaties biedt de sterke aanpak een krachtige 'lens' om te begrijpen wat er aan de hand is en hoe ermee om te gaan. Sommige mensen presteren bijvoorbeeld ondermaats omdat hun sterke punten slecht zijn afgestemd op de eisen van de baan en in deze gevallen is het altijd beter om hen te helpen een andere functie te vinden waarvoor ze beter geschikt zijn dan te hopen dat de situatie zichzelf zal oplossen.

Het gebruik van een feedbackbenadering die principes uit de op kracht gebaseerde aanpak omvat, biedt een effectievere manier om een ​​van de grootste uitdagingen aan te gaan die we zien voor managers en leiders. De sleutel is om deze moeilijke gesprekken niet te vermijden of een 'sandwich'-benadering met gemengde boodschappen te gebruiken die verwarrend en demotiverend is. Door eerlijke gesprekken over het problematische gedrag te voeren en de BID-techniek te gebruiken die hierboven is beschreven, kunnen beheerders ervoor zorgen dat gesprekken resulteren in blijvende gedragsverandering, hogere niveaus van motivatie en verbeterde resultaten.

James Brook

Bekijk onze voorbeeldrapporten

U hebt enkele vragen over Strengthscope®
Je bent klaar om in Strengthscope te kijken® om te zien hoe het voor u kan werken
HET LEVEN VAN HET LEVEN VAN

Scroll naar boven

Omdat steeds meer mensen over de hele wereld worden getroffen door het coronavirus (COVID-19), willen we dat onze klanten en de gemeenschap weten dat Strengthscope u in deze uitdagende tijd het gebruikelijke hoge niveau van ondersteuning en service blijft bieden.

Het Strengthscope-team blijft tot nader order thuiswerken. Voor ons betekent dit simpelweg een uitbreiding van ons werk vanuit huis-beleid, dat al een tijdje succesvol loopt. Daarom is onze klantervaring, inclusief technische ondersteuning, klantensucces en alle andere afdelingen, beschikbaar voor onze klanten om op de gebruikelijke manieren contact op te nemen.

We hebben onze trainingen en workshops nu verplaatst naar virtuele alternatieven.

Namens het Strengthscope-team wensen wij u en uw gezin de beste gezondheid in deze uitdagende omstandigheden.

Laten we voor elkaar zorgen.