Engasjerende prestasjonssamtaler: Leadership Essentials (Del 6)

Del på facebook
Del på twitter
Del på linkedin

Formelt, tidkrevende og demotiverende er det rart to tredjedeler av organisasjoner føler den nåværende tilnærmingen til medarbeidersamtaler trenger du en gjennomgang? Byråkratiet og tediet rundt eksisterende prosesser har drevet høyprofilerte ledelseskonsulentfirmaer og ledende merkevarer - som Deloitte og Adobe - til å slutte å bruke tradisjonelle takseringer helt.

Det er over enhver tvil at takseringene er en nedslående opplevelse for mange ledere og ansatte. Tung vekt på negative tilbakemeldinger betyr at ledere bruker betydelig tid på å kritisere de ansatte og etterlate at personalet føler seg undervurdert og demotivert. Mange ledere frykter prosessen, fordi de frykter at ansatte vil ha en negativ reaksjon på spesiell tilbakemelding. Likevel har takseringene potensial til å inspirere til dyktighet ved å strekke folk positivt til å optimalisere styrkene sine, redusere prestasjonsrisikoen og oppnå utover det de trodde var mulig.

Så, hva er den sanne verdien av prestasjonssamtaler, og hvordan kan ledere forvise vurderingsangst for både seg selv og sine ansatte?

  1. Omfavne regelen om tre for å sette deg mål

Med for mange oppgaver å fokusere på, kan ansatte raskt nå utbrenthet og falle i underskuddsfellen. Likevel kan dette scenariet lett unngås ved å styre prioriteringer effektivt - å sette ikke mer enn tre mål for hver enkelt å fullføre over en tre måneders periode i det vi kaller “3 x 3” -tilnærmingen for målsetting.

Å tilpasse målsetting etter selskapets formål og overordnede mål er avgjørende for å sikre at folk får en klarere følelse av mening og forstår hvordan de vil gi et verdifullt bidrag til organisasjonens formål.

Fleksibilitet er avgjørende og ledere bør være nøye med å sikre at mål blir endret når forretningsvirkeligheter og markedsforhold skifter. Irrelevante mål tjener lite annet formål enn å distrahere, så regelmessige innsjekking er avgjørende for å gjennomgå og om nødvendig tilpasse mål og prioriteringer.

Til slutt skal målsetting ta hensyn til prestasjonene og lidenskapen til folket ditt, og bør "strekke" folk - spesielt A-spillerne dine - utenfor deres "komfortzone". For enkle mål vil føre til selvtilfredshet og middelmådige resultater, mens de som er for vanskelige kan føre til frustrasjon og panikk.

  1. Forlat den utdaterte 'sandwich-tilnærmingen'

Sandwich-tilnærmingen har blitt anerkjent som et avgrensningsformat for menneskelige ressurser og ledere i flere tiår. Med tanke på å myke opp virkningen av negativ tilbakemelding ved å plassere den mellom en positiv uttalelse om åpning og lukking, er all denne metoden faktisk å skifte oppmerksomhet fra ansatte til feil resultatområder. Sterke utøvere vil ofte fokusere på de negative sidene ved meldingen og la vurderingen bli demotivert om områdene der de trenger å forbedre seg. Dårlige utøvere vil imidlertid velge å anerkjenne bare den positive tilbakemeldingen og la vurderingen ligge med et unøyaktig syn på deres nåværende prestasjonsnivå.

For jevn eller topp utøvere, må du forsikre deg om at prestasjonssamtalene dine er fokusert på styrker og fremtidig ytelse snarere enn svakheter og tidligere resultater hvis du vil motivere dem og fremskynde ytelsen.

For underutøvere, vær ærlig og direkte, slik at de forstår de spesifikke områdene de underpresterer. Forsikre deg om at du forblir konstruktiv og støttende, samtidig som du kommuniserer hva de trenger for å forbedre eller gjøre annerledes for å oppfylle forventningene.

  1. Legg vekt på styrkene for å øke utviklingen

Den typiske vurderingen er sterkt fokusert på å se på tidligere aktivitet for å måle ytelsesnivåer og ser på svakheter som hovedfokus for utvikling. Overraskende har denne teknikken en tendens til å undergrave innsatsen for å forbedre ytelse og motivasjon. For å lette progresjonen, må vurderingene legge vekt på faktorene som gir energi og inspirasjon til enkeltpersoner - deres styrker og suksesser.

For ansatte som oppfyller eller overgår akseptable ytelsesstandarder, kan styrkebaserte takseringer gi imponerende resultater. I følge en 2005 Corporate Leadership Council-studie som involverte 135 organisasjoner, økte prestasjonen med nesten 40% * med fokus på personlighet og ytelsesstyrker under prestasjonssamtaler.

For å implementere denne tilnærmingen, må ledere bli energiforpliktelser på arbeidsplassen i stedet for kritiske dommere, og ansatte må få makten til å forme fremtiden deres ved å fremheve hva de kan oppnå med støtte og coaching.

Ved å stille følgende coachingsspørsmål ved regelmessige innsjekkinger, vil du oppmuntre til en fremtidsrettet tenking og løsningsfokus:

  1. Hva synes du om at du har gjort det spesielt bra?
  2. Hva har vært de mest energigivende aspektene ved jobben? Og det minst energigivende?
  3. Hva vil du lære å optimalisere styrken og ytelsen?
  4. Hva er utfordringene eller blokkeringene dine? Hva kan du gjøre for å adressere disse?
  5. Hvilke ideer og løsninger har du for å levere dine / teamets mål?
  1. Ta en realistisk holdning til svakheter

Fokus på styrker betyr ikke at dårlig ytelse bør overses. Faktisk kan en styrkebasert tilnærming til takseringer bidra til å overvinne svakere områder mer effektivt, da ledere og ansatte vurderer måter å takle overdone styrker - styrker som brukes på feil måte eller til feil tid - som undergraver ytelsen. For eksempel kan oppmerksomhet på detaljer bli perfeksjonisme og selvtillit kan bli arroganse. Disse overdone styrker er ofte den viktigste kilden til ytelsesmangel og å korrigere dem kan føre til store ytelsesgevinster. Å vurdere måter å bruke styrker på for å overvinne svakere områder og andre ytelsesblokkerere, kan også redusere forsvarsevnen og fremme kreative teknikker for å takle gjenstridige svakheter. Det kan for eksempel være nyttig for teammedlemmer å samarbeide med andre i avdelingen deres som har styrkene de mangler.

Vurderinger for enkeltpersoner som ikke faller under akseptable standarder, må fremheve områder der det er behov for utvikling og avtale tiltak for forbedring. Feil bør også behandles som en læringsmulighet snarere enn en straffbar handling, og derved fremme et miljø med åpenhet, der ansatte er motivert for å lære og overvinne utfordringer.

Det er imidlertid viktig å erkjenne at sårbarheter ofte er integrert i personens personlighet og sannsynligvis ikke vil endre seg. Selv om nevrovitenskapelig forskning har vist at atferd kan endres, vil forsøk på å legge inn en ny ferdighet når et individ ikke har basispotensialet eller tilbøyeligheten ikke være vellykket.

Organisasjoner bør matche individer med roller som passer deres naturlige styrker ved å sammenkoble individer med andre som har komplementære ferdigheter eller ved å bruke ytelsesprogramvareløsninger som reduserer effekten av svakheter.

  1. Betydningen av tilbakemeldinger ... og mye av det

På samme måte som idrettsfolk trenger objektive og robuste tilbakemeldinger for å forbedre og vanligvis få dette fra flere kilder (trenere, fysioer, kameraer, andre idrettsutøvere, etc.) krever ansatte også tilbakemeldinger av høy kvalitet for å lære og forbedre. Dette bør leveres av ikke bare deg selv, men også fra medarbeidere, kunder og andre viktige interessenter som har en mulighet til å observere personens prestasjoner. Det er et økende antall apper og teknologiske plattformer som kan hjelpe personen med å få tilgang til tilbakemeldinger i sanntid av medarbeidere, men mer grunnleggende e-postdrevne prosesser kan gjøre en like god jobb. Vi anbefaler alltid at den ansatte (eller lederen) samler inn følgende tilbakemeldinger på resultatene før kvartalsvis innsjekking eller ved slutten av kritiske prosjekter:

  • Hva har jeg gjort spesielt bra?
  • Hvilke konkrete handlinger vil bidra til å forbedre forholdene mine?
  • Hvilke spesifikke handlinger vil bidra til å forbedre ytelsen min?

Ansatte bør også oppmuntres til å samle inn tilbakemeldinger når som helst og til å tilby andre uhørt tilbakemelding, enten uformelt eller ved å bruke en mer formell teknologibasert prosess.

  1. Håndter raskt med vanskelige ytelsesproblemer

Den største feilen vi ser ledere gjør når de administrerer ytelse, er å unngå eller håndtere ubesluttsomt med ytelsesproblemer som helt klart ikke går bort.

Gjennom åpne og ærlige samtaler, bør ledere diagnostisere om en underutøver kan snus, og hvis ikke, bør de samarbeide med HR for å bringe problemet til en rask løsning ved å bruke selskapets relevante policyer og prosedyrer.

En kort oversikt over prosessen vi anbefaler er beskrevet nedenfor:

Anbefalt prosess

For å erstatte frykten for takseringene med motiverende prestasjonssamtaler, bør ledere sette høye ytelsesstandarder og gjøre det mulig for mennesker å oppdage og optimalisere styrkene og fulle potensialet. Dette krever å ta i bruk rollen og tankegangen til en 'arbeidsplass-energiser' og øve smidig målsetting, regelmessige coachesamtaler, tilbakemelding av høy kvalitet, positiv strekning og der det er nødvendig, rask og avgjørende ledelse av underutøvere.

James Brook

Referanser
* Corporate Leadership Council (2005). Forbedring av resultatene for talentstyring.

Ta en titt på eksemplerapportene våre

Du har noen spørsmål om styrkestyrke®
Du er klar til å se deg inn i Strengthscope® å se hvordan det kan fungere for deg
TRANSFORMERING AV LEVENE I

Rull til toppen

Etter hvert som flere og flere mennesker over hele kloden blir påvirket av coronavirus (COVID-19), ønsker vi at våre kunder og lokalsamfunn skal vite at Strengthscope i løpet av denne utfordrende tiden vil fortsette å gi deg det vanlige høye nivået av støtte og service.

I går, 16. mars, ba vi i tråd med regjering og medisinsk veiledning at styrkescope-teamet jobber hjemmefra inntil videre. For oss representerer dette ganske enkelt en utvidelse av vårt arbeid fra hjemmepolitikken, som har kjørt vellykket i noen tid. Derfor er vår kundeopplevelse, inkludert teknisk support, kundesuksess og alle andre avdelinger tilgjengelig for våre kunder å kontakte på vanlige måter.

Vi vil flytte våre treninger og workshops til virtuelle alternativer, en tilnærming vi har brukt vellykket, med gode tilbakemeldinger fra kundene, i noen tid.

På vegne av Strengthscope-teamet ønsker vi deg og din familie lykke til videre under disse utfordrende omstendighetene. La oss ta vare på hverandre.