Hvordan få tøffe tilbakemeldingssamtaler

Del på facebook
Del på twitter
Del på linkedin

Mange ledere og ledere sliter med tøffe tilbakemeldingssamtaler. De liker ikke å kritisere mennesker og bekymre seg for å undergrave forholdet og motivasjonen til den ansatte hvis de gir tøffe tilbakemeldinger. Dette betyr ofte at de ender med å falle i en av følgende feller:

Unngåelse - de unngår samtalen i håp om at problemet på mirakuløst vis vil forsvinne eller at personens dårlige ytelse ikke vil forårsake noen store problemer. Selvfølgelig skjer dette sjelden. Problemet festers vanligvis resulterer i pågående ytelse problemer og frustrasjoner blant andre medlemmer av teamet.

Vann ned tøffe meldinger - de bruker den populære “sandwich-tilnærmingen” for å legge den kritiske tilbakemeldingen mellom to lag med positive tilbakemeldinger. Resultatet av denne tilnærmingen er at høyt utøvere ender opp med å bare høre de negative tilbakemeldingene og bli demotiverte mens dårlige utøvere forlater samtalen og tenker at ytelsen deres er fin og de ikke trenger å gjøre noe annerledes.

Over-kritikk - de bruker en autokratisk, altfor kritisk tone. De generaliserer den kritiske tilbakemeldingen på personens ytelse generelt, i stedet for å fokusere på atferden som må endres. Så de kan si noe som "du er alltid negativ i teammøtene våre" i stedet for "da Sally presenterte under det siste teammøtet, observerte jeg at du kom med en rekke kritiske merknader som du ikke støttet tilstrekkelig. Dette gjorde at jeg følte meg frustrert, fordi hun hadde gjort mye arbeid for å forberede seg. ”Dette er et spesielt risikabelt alternativ, ettersom det ikke bare lar folk føle seg demotiverte og sinte, men også åpne døren for mobbing, urettferdige oppsigelser og oppsigelser.

Fordelene ved å bruke en styrkebasert tilnærming til tøffe tilbakemeldinger

Til tross for at de feilaktig er merket som “for positive” av de som ikke forstår tilnærmingen, tilbyr den styrkebaserte tilnærmingen en kraftig ny måte å hjelpe folk til å takle svakere områder og andre prestasjonsrisikoer. Det gjør dette ved å:

  • Gi dem mulighet til å ha mer ærlige, løsningsfokuserte samtaler om hvordan de kan redusere svakere områder og andre risikoer for ytelsen. Det oppfordrer folk til å tenke på deres naturlige styrker og om det er god passform mellom disse og arbeidet de gjør. Det oppmuntrer dem også til å utforske hvordan de kan utnytte sin egen og andres styrke for å forbedre områdene der de er svakere. Å endre svakere områder er hardt arbeid, da det vanligvis innebærer å endre gjenstridige vaner vi har lært gjennom år eller til og med tiår. Ved å bruke våre naturlige styrker for å hjelpe til med å lære bort gamle vaner og erstatte dem med nye, forbedrer vi imidlertid sjansene for å lykkes.
  • Å redusere frykt og forsvarsfullhet rundt å åpne opp og anerkjenne svakere områder. Et av de underliggende prinsippene for styrkene tilnærming er at mennesker er alle "pigge", har store styrker og også svakheter. Hvis ledere legger vekt på dette i begynnelsen av en coaching- eller tilbakemeldingssamtale, vil folk snakke mer fritt om sine svakere områder og andre blokkerere for prestasjoner.
  • Gjør det mulig for mennesker å redusere styrkene som går i 'overdrive'. Overdrift oppstår når folk bruker styrkene sine for mye eller på feil måte, noe som resulterer i prestasjonsmangel og skade på forhold. For eksempel kan mennesker som er for selvsikre bli arrogante og de som er for medfølende kan bli overinvolvert i de ansattes personlige problemer. De begrensende effektene av overdone styrker har blitt funnet gjennom forskning å være en viktigere kilde til dårlig ytelse enn mer åpenbare kompetanse svakheter. Imidlertid, etter vår erfaring, er det bare rundt 5% av de ansatte som forstår risikoen for overdrive, hva som utløser denne oppførselen og hvordan de kan unngå dem.

Seks trinn for å forbedre virkningen av tilbakemeldinger om utvikling

Basert på tiår med erfaring i å hjelpe ledere og ledere med å takle tøffe tilbakemeldingssamtaler, anbefaler vi å bruke følgende 6 trinn:

  1. Bruk BID Feedback Technique ™ (se nedenfor) - Bruk en strukturert tilbakemeldingsprosess som BIDfor å sikre at tilbakemeldingene dine er til poenget og dekker alt det sentrale aspektet du trenger å si for å øke sannsynligheten for at det vil bli handlet på.
  2. Fokuser på atferden, ikke på personen - Forsikre deg om at du ikke kritiserer eller dømmer personen; vær spesifikk om atferden du vil ha forandret og virkningen det hadde.
  3. Forsikre deg om at du holder det kort - Tilbakemeldingsmottakere foretrekker skarpe og tydelige meldinger, så ikke rusler eller gir lange forklaringer. Ikke mer enn 20-40 ord er en god tommelfingerregel å bruke.
  4. Gi personen en mulighet til å avklare - Sørg for at du sjekker at personen forstår tilbakemeldingene. Gitt dem en mulighet til å stille avklarende spørsmål.
  5. Erkjenn den andre personens bekymringer eller følelser - Tillat personen å uttrykke sitt synspunkt og erkjenne følelser utløst av tilbakemeldingene.
  6. Gi forslag til hva de kan gjøre annerledes - Gi spesifikke ideer som hjelper personen med å endre sin oppførsel. For å oppmuntre til eierskap og engasjement, sjekk for å se om personen oppfatter disse er nyttige og utforske måter de kan tilpasse disse til å ta hensyn til sin egen stil og styrker.

BID Feedback Technique ™

Behaviour

  • Hva gjorde de og hva var konteksten?
  • Dette trinnet innebærer å hjelpe personen til å forstå den spesifikke atferden og situasjonen den oppsto i.

For eksempel:

"På teammøtet i går la jeg merke til at du avbrøt Susan flere ganger."

IMpact

  • Hva er virkningen på deg, teamet og ytelsen?
  • Mange mennesker er ikke klar over effekten av atferden deres. Selv om intensjonene deres sannsynligvis vil være veldig positive, forårsaker deres oppførsel negative utfall som er ukjent for dem. Mennesker er vanligvis mer motiverte til å endre seg når de forstår "hvorfor" noe er viktig å endre.

For eksempel:

"Jeg var frustrert over at Susan ikke kunne få poengene sine, og teamet gikk glipp av hennes innspill."

Do annerledes

  • Hva trenger personen å gjøre mer av eller annerledes for å forbedre ytelsen sin?
  • Hjelp personen ved å gi konkrete forslag og veiledning om hva han / hun kan gjøre annerledes for å forbedre seg.
  • Hjelp personen til å bruke sine egne og medarbeidernes styrker for å forbedre ytelsen (når det er mulig).

For eksempel:

Neste gang ville det være flott å se deg gi Susan en mulighet til å fullføre det hun sier. Kanskje du kan invitere henne til å bidra med sin mening fra tid til annen. ”

Få god ytelse og gi positive tilbakemeldinger

Fordi de fleste mennesker er betinget av å fokusere mer på negativene enn på positive ting - det psykologer kaller "negativitetsskjevhet", bruker de fleste ledere 80% av tiden sin på å gi kritiske eller negative tilbakemeldinger, og bare 20% av tiden gir positive tilbakemeldinger. Det er viktig for ledere å snu dette forholdet hvis de ønsker å bygge tillit og respekt med sine ansatte og få det beste ut av dem. De fleste mennesker, spesielt høyt oppnådde, får energi av ros og anerkjennelse, så det er avgjørende for ledere å lære å få øye på at folk presterer godt og gi dem tilbakemeldinger til å gjenkjenne og oppmuntre til eksempler på positiv oppførsel.

BID-teknikken kan også brukes i disse situasjonene med “D” som refererer til ting de kan “Do mer av ”.

Selvfølgelig gir konstruktive tilbakemeldinger ikke alltid, og noen ansatte er uvillige eller ikke i stand til å endre seg. I disse tilfellene er det viktig for ledere å håndtere saken på en forhånd, ærlig og avgjørende måte, ideelt med støtte fra deres HR-sjef eller partner. Selv i de tøffeste situasjonene gir styrkene tilnærming et kraftig 'objektiv' for å forstå hva som foregår og hvordan du skal takle det. Noen mennesker underpresterer for eksempel fordi styrkene deres er dårlig tilpasset kravene til jobben, og i disse tilfellene er det alltid bedre å hjelpe dem med å finne en annen stilling som de er bedre egnet til å håpe at situasjonen løser seg.

Å bruke en tilbakemeldingstilnærming som inkluderer prinsipper fra den styrkebaserte tilnærmingen, tilbyr en mer effektiv måte å takle en av de største utfordringene vi ser for ledere og ledere. Nøkkelen er ikke å unngå disse tøffe samtalene eller å bruke en blandet "sandwich" -tilnærming som er forvirrende og demotiverende. Ved å ha ærlige samtaler om den problematiske atferden og bruke BID-teknikken som er beskrevet ovenfor, kan administrasjoner sikre at samtaler resulterer i varig atferdsendring, høyere motivasjonsnivå og forbedrede resultater.

James Brook

Ta en titt på eksemplerapportene våre

Du har noen spørsmål om styrkestyrke®
Du er klar til å se deg inn i Strengthscope® å se hvordan det kan fungere for deg
TRANSFORMERING AV LEVENE I

Rull til toppen

Etter hvert som flere og flere mennesker over hele kloden blir påvirket av coronavirus (COVID-19), ønsker vi at våre kunder og lokalsamfunn skal vite at Strengthscope i løpet av denne utfordrende tiden vil fortsette å gi deg det vanlige høye nivået av støtte og service.

Strengthscope-teamet fortsetter å jobbe hjemmefra inntil videre. For oss representerer dette ganske enkelt en utvidelse av vårt arbeid fra hjemmepolitikken, som har kjørt vellykket i noen tid. Derfor er vår kundeopplevelse, inkludert teknisk support, kundesuksess og alle andre avdelinger tilgjengelig for våre kunder å kontakte på vanlige måter.

Vi har nå flyttet våre treninger og workshops til virtuelle alternativer.

På vegne av Strengthscope-teamet ønsker vi deg og din familie lykke til videre under disse utfordrende omstendighetene.

La oss ta vare på hverandre.