Påviste måter å øke energien og produktiviteten på: Leadership Essentials (Del 7)

Del på facebook
Del på twitter
Del på linkedin

24-Jan

Mange ledere vi snakker med føler seg overveldet, stresset og frustrert over arbeidsmengden og konstant endring. De tar på seg for mye, jobber for hardt og ender opp med å bli utbrente. Effekten av dette skader ikke bare deres fysiske og psykologiske velvære, men undergraver effektiv organisasjon og familie. Nyere forskning har for eksempel funnet at uberegnelig og forstyrrende atferd på jobb kan være forårsaket av søvnmangel. Det er også et økende antall sammenbrudd i familien forårsaket av overarbeid og fravær hjemmefra. Så hva kan ledere gjøre for å unngå å bli overveldet og styre seg selv og deres energi mer effektivt?

1. Unngå den travle fellen

Hver dag hører vi folk fortelle oss hvor opptatt de er: “manisk”, “gal opptatt” og “for opptatt til å møtes” er hyppige svar når du spør folk hvordan det går. Det moderne samfunnet forsterker en feil antagelse om at hvis du er opptatt, har du suksess og oppnår mye. Imidlertid stemmer ofte ikke denne antakelsen og antyder et økende problem - vi forbinder å fylle opp våknetiden og opptatt med prestasjoner, og som et resultat av å ta for mye. Dette er drevet av press fra flere oppgaver og det oppfattede behovet for å alltid være online og tilkoblet, men også av frykten vår for å bli sett på som ledig og ikke-essensiell, spesielt i et arbeidsmarked preget av konstant omorganisering og stillingsnedskæringer.
Som påpekt av Tim Kreider i en artikkel fra New York Times fra 2012, er denne opptatt og tilhørende utmattelse “… ikke en nødvendig og uunngåelig livsbetingelse; det er noe vi har valgt, om bare av vår tilegnelse til det. ”

Ledere bør derfor ta seg tid til å gjennomgå hvordan de bruker tiden sin til å evaluere hvor mye av deres opptatt som faktisk bidrar til positive resultater på jobben og deres velvære og lykke utenfor arbeidet. Ved å identifisere tidstealere og aktiviteter med lav verdi, kan ledere frigjøre mer tid til oppgaver med høy verdi og sikre bedre balanse mellom jobb og hjemmeliv. Du kan for eksempel spørre om å tilbringe to timer på nettet på Facebook eller være koblet hver dag bare hjelper deg med å føle deg opptatt og verdsatt eller virkelig flytter deg nærmere karriere- og livsmålene.

2. Administrer energien din så vel som tiden din

Med det økende tempoet og kompleksiteten i arbeidet, trenger hver leder litt nedetid for å være produktiv. Et økende antall godt publiserte saker om utøvende utbrenthet har fremhevet nytten av en "working till you drop" -holdning. I likhet med pro-idrettsutøvere, må ledere være flinkere til å koble av og planlegge i pauser for å gi energi igjen og komme seg, spesielt etter svært belastende perioder på jobb. De med en altfor velutviklet ansvarsfølelse eller en motstandskraft kan slite med dette prinsippet da de antar at de kan fortsette for alltid uten pause og ta på seg stadig større arbeidsmengde og utfordringer. Imidlertid er vi alle mennesker og trenger hvileperioder for å fylle bensin. Tommelfingerregelen vi skal bruke er at jo mer energi vi bruker på jobben, jo lengre perioder med hvile og restitusjon trenger vi. Derfor må du ikke være redd for å ta din fulle rett til ferie og bygge på andre måter å komme deg på, som å beskytte lunsjpausen, meditasjonen, raske turer på dagtid, koble av når du kommer hjem, etc. Skape klare grenser rundt arbeidsdagen din og uke og beskyttelse av tid utenfor arbeid vil hjelpe deg med å opprettholde høye nivåer av energi. For eksempel har noen ledere jeg kjenner bestemt seg for å avgrense helgene for familietid og personlige hobbyer, mens andre forlater jobb i tide (eller til og med tidlig) et par dager i uken for å tilbringe tid med familien.

I en raskt bevegelig, konkurransedyktig og stadig mer global verden er det mange ledere som slipper veldig søvn. Å administrere energien din betyr imidlertid også å få minst 7-8 timers søvn om natten. Nyere forskning har vist at ledere som er søvnmangel er mindre produktive enn de som får tilstrekkelig søvn og også er mer argumenterende og mindre i stand til å løse komplekse problemer. Søvnmangel er også forbundet med økte nivåer av sykdom og ulykker både på og utenfor jobben. Derfor bør de som jobber i høyrisikomiljøer som tung produksjon, olje og gass eller konstruksjon være spesielt våken for farene ved utmattelse og tretthet.

Til slutt bør ledere ta seg tid til å oppdage handlinger og oppgaver som ikke bare tømmer og fyller opp deres egen energi, men også teammedlemmene. Ved å spørre teamet om energidrenerer og "boosters" regelmessig og iverksette tiltak for å styre energien bedre, vil lederne kunne skape et mer energisk og produktivt miljø.

3. Planlegg, gjør, gjennomgå

Å ta kontroll over din produktive tid betyr å bruke tid på å planlegge og gjennomgå den. Vi anbefaler en enkel tretrinnstilnærming:
Planlegg hva du har tenkt å gjøre ved å lage en liste over prioriterte handlinger for neste dag (og / eller uke) på forhånd. Å ha spesifikke mål og oppgaver vil holde deg fokusert og motivert, spesielt når arbeidspresset øker. Jeg pleier å gjøre dette som et ritual før sengen, siden jeg ikke er en naturlig effektiv person, og hvis jeg la det til morgenen, ville det ikke skje. Bygg inn litt buffertid for å takle de uunngåelige presserende elementene som oppstår de fleste ukene, i tillegg til distraheringsfri tid for komplekse og tidkrevende oppgaver.

Gjør det du har planlagt på listen din, og sørg for at du prioriterer toppelementene på listen din til å gjøre det første om morgenen når du fortsatt er frisk og energinivået er høyere. Forsøk å kutte ned på multi-tasking da nyere forskning viser at hjernen vår ikke er flink til å håndtere samtidige oppgaver på samme tid; fokusere på en oppgave eller et problem om gangen.

Gjennomgå hva du har oppnådd i løpet av dagen hver kveld, inkludert den største suksessen du har hatt, samt eventuelle gjenstander som må overføres til dagen etter. Gjennomgang av suksessene og prestasjonene dine fra dagen vil gi deg energi og holde deg motivert i løpet av uken.

4. Hold innboksen under kontroll

Innboksene er litt som Pufferfish - de vokser med en alarmerende hastighet og blir så pigge og uhåndterbare at de overvelder oss og blir giftige for energinivået vårt.
Vi foreslår en enkel 3-trinns prosess basert på den utmerkede veiledningen fra bestselgende forfatter- og produktivitetsguru David Allen:

Dump det: en betydelig mengde e-posttrafikk i dag består av søppel eller irrelevant korrespondanse. Jeg anbefaler at du sletter disse elementene så snart du har skannet dem.
Gjør det: e-postmeldinger som ikke er søppel eller irrelevante, bør behandles umiddelbart eller sendes inn i en "å gjøre" -mappe. Det finnes en rekke online produktivitetsverktøy og mobilapper som kan hjelpe deg med å oppdage og sortere disse viktige e-postmeldingene, inkludert filtrering av søppelpost og fargekodings-e-poster fra viktige interessenter som kunder eller din leder.
Delegere det: mange e-postmeldinger kan delegeres til teammedlemmer (eller andre medarbeidere) som er bedre i stand til å håndtere disse i kraft av deres naturlige styrker eller ønske om å vokse og komme videre. Utfordre deg selv til å delegere så mye som mulig for å strekke teamet ditt og unngå å bli overveldet i arbeidet de kan gjøre.

5. Bryt ned komplekse oppgaver

Komplekse og tvetydige oppgaver er spesielt utfordrende. For å unngå at de overvelder deg, foreslår jeg at du deler dem opp i mindre, mer håndterbare mål og deler. Definer hva du trenger å oppnå i løpet av en uke, to uker og så videre, og hvem som kan hjelpe på områder der vi ikke har naturlig styrke og energi. Dette vil øke motivasjonen din og gjøre det mulig for deg å oppnå best mulig resultat. Hvis du trenger inspirasjon til hvordan du gjør dette, kan du sjekke den inspirerende klatrefilmen, Touching the Void, en sann historie satt i Andesfjellene om en klatrer, Joe Simpson, som faller i en dyp sprekker etter at hans klatrekompis er tvunget til å kutte klatretau for å redde seg selv. Mot alle odds klarer Simpson å klatre ut av sprekken med et brukket bein og ta seg vei (ved å krype og hoppe) tilbake til leiren over en isbre, en fem mil lang reise som tar ham tre dager uten mat og med veldig lite vann. Se det, og du vil aldri tro at komplekse oppgaver er uhåndterbare igjen!

6. Ring andre om hjelp

"Samarbeid" er i ferd med å bli det siste brusordet i organisasjoner overalt, men i vårt stadig mer selvopptatte og fleroppgavende samfunn utfører lederne ofte ikke et grunnleggende samarbeidsprinsipp - og ber andre om hjelp. Dette er spesielt ironisk når det er en spredning av online plattformer og løsninger designet for å åpne for muligheter for støtte fra et mangfoldig spekter av mennesker og lokalsamfunn. Ledere må utfordre alle begrensende forutsetninger de har om fordelene ved å være selvhjulpne og lære å ringe andre til hjelp og støtte, spesielt på områder der arbeid er sammensatt og potensielt overveldende. Et åpenbart utgangspunkt er at ledere skal utvide og utnytte sitt umiddelbare nettverk av medarbeidere, venner og familie bedre. Ledere bør imidlertid også bygge nettverkene sine (inkludert virtuelle samfunn som Linked In) på en målrettet og proaktiv måte. Dette innebærer å gå utover å bare legge til kontakter og støtte folk til å nå ut til dem som kan gi hjelp og støtte på områder av ferdigheter og erfaringer der du er mindre sterk.

7. Ikke utsett deg

Utsettelse av oppgaver vi ikke liker å gjøre, eller de vi anser som veldig komplekse, er en dårlig vane mange ledere utvikler over tid. Denne underbevisste unngåelsesteknikken gir kortsiktig lettelse, men lederne innser snart at de bare lurer seg selv når de ender opp med hauger med arbeid som tapper energien deres, og får dem til å føle seg enda mer engstelig og overveldet. For å unngå utsettelse, anbefaler vi deg:

i. Lag en oppgaveliste, slik at du fullfører de komplekse oppgavene du ikke liker først, ideelt sett først om morgenen når vi føler oss mest våken og fokusert.
ii. Bryt oppgaven du ikke liker, i mindre daglige biter (f.eks. 15 minutters 'sprints') for å gjøre dem mer håndterbare.
iii. Forplikt deg til andre når du skal fullføre oppgaven, og be dem holde deg ansvarlig for levering av arbeidstidspunktet.
iv. Unngå unødvendige distraksjoner og avbrudd ved å blokkere tid på dagen for å takle oppgaver som krever fokusert oppmerksomhet.
v. Slutt å se etter en perfekt løsning. Perfeksjonisme er en av de største årsakene til utsettelse.
så. Ring noen som kan hjelpe deg, spesielt hvis oppgaven innebærer noe du ikke blir energisk av.
vii. Omarbeider arbeidet for å knytte det til mål som er meningsfylte og attraktive for deg. For eksempel, det du utsetter en presentasjon du trenger å forberede, tenk på hvordan det kan hjelpe deg å få mer støtte i virksomheten til et hyggelig prosjekt du trenger mer finansiering til.
viii. Bruk tid på å reflektere over hvordan du føler deg når du har nådd målet ditt. Forskning viser at det å treffe et mål frigjør hormoner i hjernen som gir deg glede. Det kan også være lurt å gi deg selv en liten belønning (f.eks. Favorittsnack, klær, ny dings osv.) For spesielt tøffe oppgaver for å styrke følelsen av prestasjon og atferd som hjalp deg å lykkes.

8. Rollemodell produktiv og ansvarlig atferd

Ledere er ikke bare ansvarlige for å styre sin egen tid, energi og produktivitet, men også den for gruppemedlemmene. De bør derfor være bevisste på eksemplet de setter for andre i organisasjonen, og sørge for at de kommuniserer prinsippene og teknikkene som er beskrevet i denne artikkelen til teamet deres og praktiserer det de forkynner. Hvis lederne sender e-post til personalet når de er på ferie eller jobber i helgene regelmessig, vil teammedlemmer (spesielt de med mindre erfaring) anta at de forventes å gjøre det samme. Imidlertid, hvis du eksemplifiserer produktive arbeidsvaner og god balanse mellom arbeidslivet, er det sannsynlig at ansatte følger etter. Det er også viktig å oppdage tidlige tegn på at personalet kan føle seg ulykkelig eller overveldet, for eksempel økt fravær, utsettelse, fall i produktiviteten, osv. Hvis du mistenker at personen føler seg engstelig og altfor stresset, snakk med dem tidlig for å unngå situasjonen. eskalere.

Forskning og våre tiår med erfaring som coaching og utvikling av ledere viser at ledere som lærer å effektivt administrere sin tid og energi på jobben, kan være mer produktive, energiske og glade på jobb og hjemme. De leder også team som er lykkeligere og presterer bedre enn team ledet av energibesparende arbeidsnarkomane som driver folk til utbrenthet, fortvilelse og resignasjon. Ved å implementere disse åtte prinsippene, vil lederne sikre at de jobber smarte og bygger produktive og positive team som er i stand til å levere ekstraordinære resultater.

James Brook

Anbefalt lesing
Allen, D. (2015). Få ting gjort: kunsten å stressfri produktivitet. London: Piatkus Books.
Kreider, T. (2012). Den "travle" fellen. Meningsblogg. Publisert online 30. juni 2012. http://opinionator.blogs.nytimes.com/2012/06/30/the-busy-trap.
Loehr, J. og Schwartz, T. (2003). Kraften til fullt engasjement. New York: The Free Press.

Ta en titt på eksemplerapportene våre

Du har noen spørsmål om styrkestyrke®
Du er klar til å se deg inn i Strengthscope® å se hvordan det kan fungere for deg
TRANSFORMERING AV LEVENE I

Rull til toppen

Etter hvert som flere og flere mennesker over hele kloden blir påvirket av coronavirus (COVID-19), ønsker vi at våre kunder og lokalsamfunn skal vite at Strengthscope i løpet av denne utfordrende tiden vil fortsette å gi deg det vanlige høye nivået av støtte og service.

I går, 16. mars, ba vi i tråd med regjering og medisinsk veiledning at styrkescope-teamet jobber hjemmefra inntil videre. For oss representerer dette ganske enkelt en utvidelse av vårt arbeid fra hjemmepolitikken, som har kjørt vellykket i noen tid. Derfor er vår kundeopplevelse, inkludert teknisk support, kundesuksess og alle andre avdelinger tilgjengelig for våre kunder å kontakte på vanlige måter.

Vi vil flytte våre treninger og workshops til virtuelle alternativer, en tilnærming vi har brukt vellykket, med gode tilbakemeldinger fra kundene, i noen tid.

På vegne av Strengthscope-teamet ønsker vi deg og din familie lykke til videre under disse utfordrende omstendighetene. La oss ta vare på hverandre.